Die eRechnung-Pflicht, verständlich erklärt
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland eRechnungen empfangen können. Ab 2027 kommt Schritt für Schritt die Pflicht, sie auch zu verschicken. Hier steht, was wann gilt und wie du mit OpenBills vorbereitet bist.
Zeitplan
2025
ab 1. Januar 2025
Empfangen
Alle Unternehmen müssen eRechnungen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
2027
ab 1. Januar 2027
Senden ab 800.000 € Umsatz
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € umgesetzt hat, muss eRechnungen ausstellen. Papier und einfache PDF sind dann nicht mehr erlaubt.
2028
ab 1. Januar 2028
Senden für alle
Die Übergangsfrist endet. Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland müssen dann grundsätzlich eRechnungen sein. Ausnahmen gelten etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer.
Rechtsgrundlage: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Maßgeblich für die 800.000-€-Grenze ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Details erklärt das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung. Dieser Text ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
Zwei Formate, eine Rechnung
In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet. OpenBills erzeugt beide aus derselben Rechnung, du wählst beim Versand oder Download.
Rechnung
RE-2026-012
2.896,46 €
ZUGFeRD 2.1
PDF/A-3
Eine PDF zum Lesen, die Rechnungsdaten stecken als XML darin.
XRechnung 3.0
Nur die maschinenlesbare XML-Datei, ohne PDF.
Was du mit OpenBills tun musst
Nicht viel. Trag deine Firmendaten und die Steuernummer oder USt-IdNr. einmal ein, und lege bei Geschäftskunden die vollständige Adresse an. Den Rest übernimmt OpenBills.
ZUGFeRD 2.1
PDF/A-3 mit eingebettetem XML, Profil nach EN 16931
XRechnung 3.0
XML-Datei nach dem deutschen Standard der KoSIT
In jedem Tarif
auch im kostenlosen Free-Tarif und beim Self-Hosting
Versand per E-Mail
Anhang wählen und direkt an den Kunden senden (ab Starter)
Häufige Fragen zur eRechnung
Was zählt als eRechnung?
Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine Software automatisch auslesen kann. Dazu gehören XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Eine normale PDF oder ein eingescanntes Papier ist keine eRechnung.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer eRechnungen.
Und Rechnungen an Privatkunden?
Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen im Inland. An Privatpersonen darfst du weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schicken.
Wie verschicke ich eine eRechnung?
Am einfachsten per E-Mail als Anhang, so wie bisher die PDF. OpenBills hängt je nach Wahl die ZUGFeRD-PDF oder die XRechnung-Datei an.
Was gilt bis zum Ende der Übergangsfrist?
Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, einfache PDF-Rechnungen schicken. 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug.
eRechnung-fertig, ab heute.
Tarif wählen, Formular ausfüllen, fertig. Den Einrichtungslink (48 Stunden gültig) bekommst du per Mail. Free ist dauerhaft kostenlos.