Kurz gesagt
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Datei | nur XML | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, wie jede PDF |
| Herkunft | deutscher Standard der KoSIT | deutsch-französisch, international „Factur-X“ |
| Üblich bei | öffentlichen Auftraggebern | Geschäftskunden |
| Erfüllt die eRechnung-Pflicht | ja | ja, ab Profil EN 16931 |
XRechnung
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält alle Rechnungsdaten in einer Struktur, die Buchhaltungssoftware direkt verarbeiten kann. Öffnest du sie in einem Texteditor, siehst du nur Code. Zum Anschauen gibt es Viewer, etwa von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Viele Bundes- und Landesbehörden verlangen XRechnung. Dazu kommt meist eine Leitweg-ID, die der Auftraggeber dir nennt, und die Einreichung über ein eigenes Portal.
ZUGFeRD
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine ganz normale PDF, mit Logo und Layout. Darin eingebettet steckt eine XML-Datei mit denselben Daten. Dein Kunde kann die Rechnung also lesen und gleichzeitig automatisch verbuchen.
Wichtig ist das Profil: Die einfachen Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Daten und gelten nicht als eRechnung. Ab dem Profil EN 16931 erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen.
Welches Format soll ich nehmen?
- Geschäftskunden: ZUGFeRD. Der Kunde kann die PDF lesen, seine Software liest die Daten.
- Öffentliche Auftraggeber: XRechnung, mit den Vorgaben der jeweiligen Stelle.
- Unsicher? Frag deinen Kunden. Beide Formate darfst du verwenden, solange der Empfänger sie verarbeiten kann.
In OpenBills
OpenBills erzeugt aus jeder Rechnung beide Formate: ZUGFeRD 2.1 und XRechnung 3.0, jeweils nach EN 16931. Beim Download oder beim Versand per E-Mail wählst du, was angehängt wird, auch beides gleichzeitig.
Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.